IL COSTO DELLA DISORGANIZZAZIONE NEL CONTROLLO DEI COSTI
di Anna Deambrosis

In un oscuro pomeriggio di giugno, è capitato di provare a migliorare l'efficienza lavorativa. Non capita spesso in azienda, è vero, ma comunque non c'era nessuna pretesa, ben inteso, … niente a che fare con visioni illuminate di reenginering o con metafore organizzative di stampo morganiano. No, nessuna teoria di nessun guru di turno. Alcune cose semplici ovvie e di buon senso, magari anche rozze, che nascono dalla pratica. Tipo affilare la sega se non taglia più, sistemare la rete per raccogliere le olive o, per esempio, comprare un nuovo trattore se ne ho bisogno.

In breve i miglioramenti di quel pomeriggio di giugno erano l'acquisto di un lettore DVD e di una licenza SAS.

Partiamo dal primo: la necessità nasce al termine di un dibattito "accademico", nel quale questo supporto è stato individuato come il naturale sostituto del più comune lettore CD. Le polizze in portafoglio aumentano, le informazioni richieste dai vari servizi sui nostri assicurati aumentano, quindi aumenta anche la dimensione del, attualmente, più usato e di più facile utilizzo, DB Vita. Quindi, dobbiamo aumentare le capacità del supporto che lo contiene: usiamo il DVD. Il nostro referente, Giuliano, mi suggerisce di fare la richiesta seguendo la procedura "solita". Preparo la richiesta e la sottopongo alla firma autorizzativa del mio capo.

Passiamo alla seconda: l'installazione e il relativo acquisto di una licenza di SAS. L'opportunità si delinea nei mesi immediatamente precedenti giugno. Gli applicativi costruiti in SAS ormai sono tanti, complessi e sempre più numerosi. Ormai occupano un client dedicato una decina di giorni al mese. Siccome questo client viene utilizzato anche per altri scopi, perché non alleggerirne il carico per velocizzare i tempi di elaborazione? No, senza chiedere un altro client, ci mancherebbe altro, semplicemente installando i software su client già disponibili che potranno così elaborare i dati almeno di notte. Preparo la richiesta e la sottopongo alla firma autorizzativa del mio capo.

Adesso ci sono due richieste alla firma del mio capo.

Si sa, non sono tempi di vacche grasse da queste parti ed il mio capo, responsabilmente, mi chiede di informarmi sui costi che avrebbero comportato queste richieste. E io parto alla ricerca.

•  Coinvolgo il mio referente del servizio A, Giuliano, e gli chiedo entrambi i prezzi

•  Giuliano non lo sa, ma avrebbe chiesto a Carlo del servizio B e mi avrebbe fatto sapere

•  Due giorni dopo Giuliano viene appositamente a dirmi che non riesce a trovare Carlo e che lo sentissi io Carlo

•  Chiamo Carlo e lo trovo (subito !?!?!), ma mi dice che purtroppo non conosce le risposte, ma che avrebbe passato la richiesta a Filippo del servizio C

•  Mi appunto il nome di Filippo, non si sa mai…..

•  Mi chiama o chiamo, non ricordo, Filippo che mi dice che non ha le risposte, ma si sarebbe fatto carico di cercarle

•  Due giorni mando un'email a Filippo di sollecito

•  Tutto tace per altri due giorni

•  Filippo mi scrive inoltrandomi un'email di Raffaele, servizio D che dice che bisogna sapere di preciso di che modulo ho bisogno

•  Chiamo Filippo perché la risposta sta nel client che ha già l'installazione richiesta. Dove devo sfrucugliare per capire quale modulo mi necessita? Non lo sa

•  Chiamo chi ha creato il software che necessita SAS.

•  Chi ha creato il software mi richiama e mi da le indicazioni che ho chiesto

•  Scrivo a Filippo le precisazioni che aspettava

•  Passano due giorni e non sento nessuno

•  Passano tre giorni e non sento nessuno

•  Chiamo io Filippo

•  Filippo mi dice che la licenza non costa nulla perché ce ne sono ancora una decina libere

•  Chiedo a Filippo anche il prezzo del lettore DVD

•  Filippo sostiene che il prezzo è di circa 150 Euro

•  Mi sembra strano gli chiedo di verificare, da Fnac che ne sono di molto più economici. Mi chiede se ho tempo di aspettare così avrebbe preso il catalogo: ci mancherebbe che aspetto se ti perdo quando ti riacchiappo?

•  Il catalogo porta 29 Euro!

•  Ricompilo le richieste e le sottopongo alla firma del mio responsabile con l'indicazione del costo: esageriamo, mi dice Filippo, 50 euro per stare larghi

•  Finalmente porto la richiesta con tutti i crismi al servizio E, che mi dice che la persona che se ne occupa (Pino) non c'è, ma gliele avrebbero fatte avere al suo rientro

•  Due giorni dopo Pino arriva nel mio Ufficio, con le mie due richieste in mano, ormai più preziose del Koh-i-Noor della Torre di Londra, dicendo che voleva approfondire le necessità alla base di due richieste firmate dall'ormai (nel frattempo erano addirittura maturati i tempi per la promozione del mio capo) Vicedirettore Generale

Ma a cosa Vi può servire un lettore DVD? Mi chiede Pino. Cosa mai dovrete farci? Ci vediamo il film delle riserve matematiche, sai, è un pezzo da cineforum, lo so, ma tra gli appassionati va alla grande….la colonna sonora non è un granché, ma che importa, tanto le casse stereo non mi verranno mai passate in azienda. Talvolta ci si addormenta, la narrazione è lenta e gli unici colpi di scena sono le sparizioni improvvise di contratti da un mese all'altro: se ti va bene è un riscatto altrimenti, mi dispiace, è un sinistro e i sinistri del Ramo Vita di una compagnia di Assicurazioni, si sa, non sono da augurare a nessuno…(gli scongiuri qui sono sempre permessi). Comunque ogni mese una bella suspance, dovresti provare a guardartene uno. Naturalmente questo era il mio bambino ribelle che parlava che, di grazia, non ha prevalso sull'adulto che ha provveduto immediatamente a rispondergli dando ogni tipo di indicazione e motivazione tecnica e operativa.

Tutto sembrava finito quando in un oscuro pomeriggio di fine luglio portando un'altra richiesta al solito Pino, questa volta per la sostituzione di una stampante che usiamo da 5 anni in 5 persone ormai giunta alla fine dei suoi giorni, se ne esce con un'altra raccomandazione sull'uso - abuso delle licenze SAS, perché costano! E no, caro, non mi freghi, questa volta non ti costa proprio nulla, sono preparatissima. Naturalmente la richiesta di una nuova stampante ha aperto un nuovo capitolo di questo libro sulla disorganizzazione, ma questo solo a chi lo desidera alla prossima puntata.

Nell'ipotesi che il costo all'ora per l'azienda di un impiegato/funzionario medio (retribuzione annua di 35.000 Euro in 234 giorni lavorativi) sia di circa 0,4 Euro.

Il costo del controllo del costo è stato pari al costo stesso che è stato così raddoppiato.