Il matrimonio, ovvero il paradosso della organizzazione temporanea

di Emanuele Fontana

1. Linee guida.

L'organizzazione di un matrimonio implica scelte gestionali diversissime basate su concetti riconducibili ad una tecnica di management valevole per le organizzazioni temporanee. Se si opta per l'organizzazione della cerimonia come una festa per parenti ed amici ci si può trovare a dover fare i conti con strumenti codificabili anche come business plan, articolazione in centri di costo, diagrammi di flusso per le attività e strumenti generici di monitoraggio delle attività. Con tanto di feedback gestionali, cioè report, da impostare a seconda se si vuole una rendicontazione delle attività basata sulla soddisfazione degli invitati, i benefici avuti o semplicemente la piacevolezza della cerimonia in se.
Per gioco e per deformazione provo a sintetizzare quello che può essere definito un approccio gestionale legato alla organizzazione temporanea.
Innanzi tutto è stato difficile proporre una data utile per l'evento. Si è partiti dalla classica dicotomia fra periodo invernale o estivo con le complicazioni logistiche inerenti.
Se da un lato risulta più facile gestire un evento nel periodo invernale, poiché la location non è sostanzialmente obbligata, dall'altro è comunque uno svantaggio invitare tante persone che - come si sa dalle abitudini piccolo borghesi largamente maggioritarie in Italia - obbligate a rivestirsi per l'occasione, accettano con minore buon grado un invito che li costringe a investire sul cappotto.
Do conseguenza la rima grande decisione sulla data deve tener conto di una gestione semplificata della location, obbligatoriamente posto chiuso e ben riscaldato, o di una gestione che può esporsi ad alternative diversissime come party all'aperto, party in luogo chiuso, cena al lume di candela in terrazza, pranzo sotto in giardino, ecc. Tutto a scapito della controllabilità della sala.
Ma anche per quello che riguarda la scelta fondamentale fra cerimonia in chiesa o cerimonia in municipio (cito solo le modalità più diffuse) la decisione sul periodo migliore può comportare risultati diversi in riferimento a soddisfazione dell'utenza, controllo delle attività, fluidità del processo di erogazione.

2. Specifiche.

A questo punto direi che ci sono gli elementi per una prima articolazione in centri costo. E' infatti necessario scomporre l'organizzazione dell'evento in due fondamentali momenti: cerimonia e festeggiamento. Ogni momento con una propria contabilità e con propri risultati di gestione.
La cerimonia, di solito demandata alla sensibilità del partner femminile, è un evento che impegna un arco temporale minore rispetto ai festeggiamenti ma la criticità di un'impostazione corretta tanto più evidente se si considera che si pone innanzitutto all'inizio del processo complessivo, ha margini di controllabilità minori per logistica e contenuti, risente maggiormente dell'umore degli utenti che possono piangere o ridere decretando sensazioni differenti alla riuscita dell'iniziativa. Cioè se la nonna si commuove troppo può deviare la cerimonia verso la malinconia azzerando gli sforzi tesi a rendere l'ambiente godibile nei termini di una certa frivolezza di fondo.

Pertanto per la gestione della cerimonia occorre:

1. chiarire gli obiettivi da raggiungere in termini di erogazione del prodotto e soddisfazione degli utenti;
2. scegliere con chiarezza i contenuti della cerimonia (concordare con il prete la predica e i brani da leggere se ci si trova in chiesa, concordare il discorso del sindaco se si è optato per la soluzione laica, ecc);
3. dotarsi di un collaboratore (o di più collaboratori) che possa gestire imprevisti e indirizzare le reazioni al fine di non incorrere in problemi di percezione dell'evento;
4. valutare l'acustica per eventuali concertisti o singoli cantori (se presenti);
5. avere un preciso schema/procedura per la gestione della cerimonia con tanto di tempi di attesa, tempo per le prediche o letture, discorsi, ecc;
6. scegliere quella che posso indicare come gestire l'etichetta cioè come e con cosa arrivare, come raggiungere l'interno o il luogo prescelto, chi porta le fedi, ecc;

Per la gestione della festa i problemi sono simili ma non si enfatizza più la componente emotiva. Di solito poi si demanda questo aspetto dell'organizzazione al marito, componente di solito goliardica della coppia.
Per la scelta della location ho già detto. Riferirsi al target degli invitati è essenziale anche in termini di distribuzione in classi di età e soprattutto spirito (non inserirei variabili legate al ceto, usi sociali e altri dati che dovrebbero essere acquisiti dai comportamenti quotidiani). Garantire tutto per tutti è difficile, meglio proporre iniziative che lascino spazio alla singola iniziativa nel divertirsi.
Allora il pranzo è più efficace se gli invitati rispettano una certa etichetta e soprattutto sono propensi a digestione lenta. La cena è adatta ad un target giovane ma non troppo.
La cena-festa è l'ideale per contenere le istanze di chi vuol mangiare senza limiti, ballare sotto la luna o sotto luci psichedeliche e gestire arrivo e partenza con flessibilità. La merenda da sicuramente un tocco di esotico ma spesso limita in quanto a percezione della festa: alcuni la vivono come un appuntamento troppo banale e non si presentano.

Per la festa un elenco delle priorità organizzative potrebbe essere il seguente:

1. chiarire gli obiettivi da raggiungere in termini di erogazione del prodotto e soddisfazione degli utenti;
2. pianificare il menù;
3. pianificare l'intrattenimento;
4. affidare, se del caso, la gestione dei tavoli ad un elenco. Cioè distribuire i posti in funzione di caratteristiche comuni ai commensali, parentele, amicizie;
5. verificare tempi e modi di accesso al luogo della festa;
6. avere uno schema preciso dei tempi di realizzazione;
7. operare una attenta e attenibile anali dei fornitori.

3. Copertura economica

Per articolare un budget analitico che copra tutto, dall'affitto della chiesa, qualora necessario, al noleggio della macchina, alle spese per i fiori e gli addobbi, ecc, è necessario utilizzare una tecnica di pianificazione articolata in costi e ricavi compresi asset intangibili. In questo caso infatti la percezione dell'importanza degli asset intangibili è notoriamente più immediata rispetto a business diversi. In una impresa del genere si pensa soprattutto a far felice la gente, a generare emozioni: va da se come misurare questi asset sia importante ai fini della reale valutazione sul risultato.
Propongo un budget in percentuale con voci "materiali" e "immateriali". Naturalmente è tutto riportato ad una media congrua per una matrimonio tipo.

Costi

Spese vive

Pubblicazioni e uso bollo 1%
Partecipazioni 4%
Bomboniere 5%
Buffet (pranzo o cena) 47%

Affitti

Location cerimonia 2%
Fiori e addobbi 4%
Location festa 6%
Musica 5%
Auto 2%

Costi personale (lavoro vivo in ore)

Burocrazia 4%
Trattative con fornitori
di beni durevoli 8%
Trattative con fornitori
di beni soft 8%
Generazione di contenuti 4%

100%

Ricavi

Regali

Denaro contante 15%
Beni di lusso 25%
Beni durevoli vari 20%
Soddisfazione
del cliente/ospite 25%
personale 15%

100%

Misurare tutto con criterio analitico mi sembra semplice ed efficace. Per quantificare le ore lavorare si adotta un costo ricondotto a quanto si guadagna in un giorno con le attività correnti (o per lo meno lo si stima). Per misurare la soddisfazione del cliente non vedo per ora altro maniera di leggerne la soddisfazione in via empirica.
Non potendo imporre a tutti i convenuti un questionario è utile (di comune accordo con il partner) verificare all'uscita della festa la soddisfazione con domande specifiche. Meglio sicuramente proporre un sistema di verifiche incrociate con uno o due collaboratori che chiedono agli utenti come hanno trovato il servizio offerto.
Meglio ancora articolare con un'indagine che coinvolga un verificatore, gli sposi e un altro verificatore. Comunque meglio non esagerare con le domande, teoria dei filtri in statistica. La soddisfazione personale è frutto di un auto ragionamento.

Auguri e figli maschi… o femmine che è lo stesso.